A partir de
este articulo veremos los distintos tipos de comprobantes comerciales, sus
características y como registrarlos tanto en caso de que seamos Emisores como
Receptores de los mismos.
Una
clasificación bastante completa que la veremos en forma más resumida es la que clasifica
los comprobantes comerciales en: A) Probatorios y B) Títulos Valores.
TÍTULOS VALORES: Son documentos
autónomos que valen por sí mismos, sin depender de la operación que los
originó. Su autonomía radica en qué derecho puede ejercer un tercero.
A)
DOCUMENTOS PROBATORIOS: los documentos
probatorios podemos clasificarlos
a.
Básicos y
b.
Complementarios.
a.
Los DOCUMENTOS PROBATORIOS BÁSICOS
son aquellos que documentan operaciones comerciales al contado o crédito y traslados
de mercaderías.
Una gran importancia dentro de estos tienen los Comprobantes
Fiscales y también existen otros que la práctica comercial le da mucha
importancia.
Documentos Fiscales: son documentos probatorios básicos que requieren una autorización de
la DGI para ser autorizada su impresión y además previamente el contribuyente
debe estar registrado en el Registro Único Tributario (RUT).
Fiscales Básicos:
Para operaciones al
contado: Boleta de Contado (es el
documento que la empresa entrega al cliente cuando vende un producto o servicio
al contado, o sea cuando cobra en el
momento el importe total. Debe contener la palabra “Contado” o “Boleta” o
ambas):
Para operaciones a
crédito: Factura, Debe o Crédito: (es el
documento que la
empresa entrega al
cliente cuando vende
un producto o servicio a crédito).
Para traslados de
mercaderías: Remito (se emite por el
traslado de bienes entre locales de la empresa o a un tercero, sirve como
respaldo cuando los traslados no van acompañado de Boleta de contado o Factura
u otro documento que habilite su circulación).
Los documentos de ajuste son documentos
probatorios fiscales que dependen de la existencia de los comprobantes
probatorios fiscales básicos y no existirían si ellos no existieran.
Fiscales de Ajuste:
Nota de crédito: Depende de la
existencia de una Factura. Es el documento que disminuye el saldo total del
cliente ya sea por devolución de productos, errores en la facturación por importes
mayores, bonificaciones o descuentos posteriores a la facturación. (En términos
prácticos: si la Factura sumara este comprobante resta)
Nota de débito: Depende de la existencia
previa de una Factura a Crédito. Es el documento que aumenta el saldo total del
cliente ya sea por errores en la facturación, por recargos y/o intereses posteriores a la facturación. (En términos
prácticos: si la Factura sumara este comprobante suma)
Nota de devolución de contado: Requiere
la existencia previa de una Boleta de Contado; es un documento probatorio que
se emite por devolución de mercaderías
al cliente, para solucionar una omisión o error cometido por la empresa.
(En términos prácticos: si la Boleta de Contado sumara este comprobante resta)
Remito: Es un documento probatorio, de
uso externo que se emite por el traslado de bienes entre locales de la empresa
o a un tercero, sirve como respaldo cuando los traslados no van acompañado de
Boleta de contado o Factura u otro documento que habilite su circulación.
Este documento no se contabiliza en la contabilidad.
En resumen: Los documentos probatorios
fiscales la factura y sus documentos de ajuste: la nota de crédito y la nota de
débito, Por otro lado, los documentos probatorios fiscales Contado son la
boleta de contado y su documento de ajuste que es la nota de devolución contado
y por último el documento que permite trasladar mercaderías es el remito.
Los documentos fiscales no obligatorios son
los Recibos que son documento donde
consta la cancelación de una obligación a crédito en forma total o parcial,
debe tener los importes en números y letras y la firma del cobrador. Toda
operación a crédito se cancela con un recibo.
b. DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS: surgen de la práctica comercial y son muy
importantes tanto del punto de vista interno como externo y pueden mencionarse
los siguientes como los más comunes:
Ingreso de caja: Movimiento interno de documentación de ingreso de dinero.
Generalmente se usa en las rendiciones de cuentas de viáticos para documentar
el saldo remanente devuelto de un vale de egreso.
Egreso de caja: Movimiento interno de documentación de egreso de caja. Generalmente
se emite un vale de caja y las situaciones más comunes es que se emita para
documentar egresos por viáticos a rendir cuenta, adelantos para gastos de
locomoción, adelantos de sueldos, etc.
Boleta de Depósito
Bancario: Son formularios entregados en forma
gratuita emitidos por los Bancos para que aquellos que hayan realizado un
contrato de cuenta corriente puedan realizar sus depósitos en sus cuentas. Esos
depósitos pueden realizarse en efectivo, en cheques de terceros.
Nota de débito bancaria: Los débitos bancarios corresponden a operaciones de débito del
Banco y son créditos dentro de la empresa. Corresponden generalmente a
documentaciones de gastos bancarios como por ejemplo: gastos administrativos,
gastos por emisión de libretas de cheques, intereses por retrasos en el pago de
préstamos, etc.
Nota de crédito bancario: Corresponden a operaciones en cuenta corriente que están
relacionados con ingresos como por ejemplo la acreditación de intereses ganados
por mantenimiento de saldos en cuenta corriente, la acreditación del dinero de
un vale de un préstamo concedido por la empresa, la acreditación d eimportes
por pagos de saldos de Deudores, etc.
Todos estos comprobantes de
documentos complementarios anteriores se contabilizan ya que representan hechos
económicos.
Orden de venta: Es un documento probatorio interno de la empresa para satisfacer la
necesidad de un cliente de materiales o servicios. Con los datos de la orden de
venta y una vez autorizada se procederá a la elaboración del pedido, emisión
del comprobante de venta (factura crédito o contado) y la entrega de
mercaderías.
Orden de compra: Es un documento que permite solicitar mercaderías a un proveedor o
que nos solicitan a nosotros en donde se detallan las condiciones de compra,
cantidades, detalles de los productos o servicios, precios establecidos, etc.
Generalmente le precede una o varias solicitudes o cotizaciones de precios.
Pedido seccional: documento probatorio de circulación interna de materiales o
mercaderías dentro de la empresa. Un sector le solicita generalmente al
depósito la entrega de mercaderías o materiales.
Estos últimos comprobantes
no se registran contablemente porque no representan hechos económicos sino
actos administrativos.
B)
TÍTULOS VALORES: Se clasifican en
aquellos que representan prestaciones en
dinero y otros que promesas de
prestaciones dinerarias (crédito) y por otro lado tenemos los títulos representativos de transporte de
mercaderías (como las cartas de porte, guías de encomiendas, conocimientos
de embarque, etc., que no los estudiaremos en esta materia)
Títulos representativos de
prestaciones en dinero: los más conocidos son los Cheques (en sus diferentes variedades
como ser comunes y diferidos, al portador, nominativos, cruzados, a la orden y
no a la orden, etc. los cuales todos ellos requieren la existencia de una
cuenta corriente bancaria con saldo suficiente para cubrir los cheques) y las Letras de Cambio (que son similares a
los queques en su forma y funcionamiento pero no se requiere necesariamente una
cuenta corriente bancaria preexistente para emitirlo).
El uso de cheques en la práctica es usado para pagar a terceros a través de endosos (se transfiere el derecho de cobro del titular del cheque al que el designe), pueden ser utilizados para hacer operaciones de descuentos en bancos y también tiene la característica de que la emisión de cheques sin fondos puede dar origen a un juicio penal y con consecuencias de prohibiciones en el sistema bancario.
Títulos representativos de
promesas de pago: Reglamentados en la misma ley
están los Vales, Pagarés y Conformes. Son la misma cosa desde el punto de vista legal.
CONFORME es un documento en que se reconoce una deuda de parte del comprador
hacia el vendedor con promesa de pago en
una fecha determinada. Antes de esa fecha no puede exigirse el pago. Puede
tener un único vencimiento o ser en cuotas.
Se origina por
la compra-venta de un bien o
servicio, lo que se
especifica en el documento.
Se podría pagar con él
trasmitiéndolo a otra persona con la cual tengo una deuda, se endosa al
trasmitirlo. También se podría descontar en un banco.
Se usan corrientemente
para documentar operaciones comerciales generalmente por compraventas de
mercaderías. Tienen título ejecutivo, lo que implica que los juicios por su cobrabilidad son más rápidos dado que solo debe probarse que fué firmado por el titular.
VALE es similar al conforme, la diferencia sustancial es que no se
origina por la compra venta de un bien o servicio sino por un préstamo de dinero.
Lo vemos comúnmente en operaciones con préstamos bancarios.
PAGARE es poco usado en Uruguay pero en otros países como Argentina se utilizan con nosotros usamos el conforme. Antiguamente se usaba como forma de documentar prestamos entre particulares, pero legalmente tiene validez como el vale y el conforme.
Títulos representativos de
bienes (solo algunos ejemplos):
Guía de encomienda: Se usan a nivel nacional y sirven para acompañar el envío de
mercaderías junto con una factura, boleta de contado o remito. Es un documento
que acompaña la carga que pone de acuerdo al despachador y al transportista y
gobierna su relación cuando los bienes son transportados.
Conocimiento de embarque o
Bill of Lading: Un conocimiento de embarque o B/L
es un documento propio del transporte marítimo que se utiliza en el marco de un
contrato de transporte de las mercancías en un buque en línea regular.
Air Waybill (AWB): Una guía aérea o una carta de porte aéreo es un recibo emitido por
una aerolínea internacional para las mercancías y una prueba del contrato de
transporte. Es un documento de propiedad de la mercancía. La guía aérea no es
negociable.
Documentos comerciales:
1. Documentos probatorios:
a.
Fiscales
i.
Operaciones de crédito:
1.
Factura (efactura)
2.
Nota de crédito
3.
Nota de débito
ii.
Operaciones contado:
1.
Boleta o Factura contado
(eTicket,
2.
Nota o boleta de devolución
contado
iii.
Operaciones con mercaderías:
Remito (solo documenta movimiento de mercaderías)
b.
Probatorios otros:
i.
Recibo
ii.
Nota de depósito bancario
iii.
Nota de débito bancario
iv.
Nota de crédito bancario
c.
Complementarios:
i.
Recibo de sueldos
ii.
Vale de ingreso de caja
iii.
Vale de egreso de caja
iv.
Orden de compra
v.
Pedido seccional
vi.
Solicitud de facturación
vii.
Solicitud de préstamo bancario
2. Títulos Valores
a.
Representativos de crédito:
i.
Vale
ii.
Conforme
iii.
Pagaré
b.
Representativos de dinero:
i.
Cheque
ii.
Letra de cambio
c.
Representativo de mercaderías:
i.
Guía de encomienda
ii.
Conocimiento de embarque (B/L)
iii.
Carta de porte
iv.
Air WayBill (AWB)
Otra clasificación
Es posible es clasificar los comprobantes internos y externos tomando el
criterio de donde circulan los documentos.
Si solo se usan en el ámbito de la empresa, es interno, mientras que si
ese documento se utiliza fuera de la empresa son externos.
Ejemplos de comprobantes internos: solicitud de facturación, vale de
adelanto de sueldos, recibo de sueldos, solicitud de materias primas y
materiales, etc.
Ejemplos de comprobantes externos: todos los comprobantes probatorios,
orden de compra, solicitud de préstamo bancario, etc.