Hasta ahora utilizamos el sistema de
registración directa, que consiste en registrar todas las registraciones en
orden cronológico en el Libro Diario.
Cuando el volumen de las registraciones
aumenta, debemos utilizar un sistema de registración más adecuado, sistema de
registración centralizado.
Es posible centralizar la registración siempre que se dan las siguientes
condiciones:
Cuando
existen muchas transacciones de carácter
similar.
Debitar
y acreditar una cuenta en varias partidas tiene el mismo efecto contable que
hacerlo en una sola vez por la suma de las mismas.
Podemos clasificar las transacciones o
hechos económicos en:
Repetitivas: Se registran en los Diarios Auxiliares, y luego
se pasan al libro diario en los asientos de resumen.
No
repetitivas: Se
registran directamente en el Libro
Diario, ya que su volumen no justifica la utilización de registros auxiliares.
Se establece un registro cronológico para cada grupo de operaciones
homogéneas cuyo volumen justifique las anotaciones en un registro especial.
Generalmente, una vez al mes, las anotaciones efectuadas en los libros auxiliares
(diarios múltiples) son incluidas en el
libro diario principal mediante asientos de resumen.
Es importante señalar que cuando usamos el sistema de registración
centralizada, en el libro diario principal solo se registran los asientos de
resumen y los hechos que no fueron de carácter repetitivos.
Ventajas:
Ventajas de la utilización de Diarios
Múltiples:
Permite que varias personas trabajen al
mismo tiempo, división del trabajo
Mejora el control interno ya que no es una
única persona la que se ocupa de la registración
Produce directamente los resúmenes de
algunas clases de transacciones
Se minimizan los pasajes al libro mayor,
por lo que reduce riesgos de error.
Normas Legales:
Hay ciertos artículos del Código de
Comercio que pautan ciertas normas a seguir por parte de las empresas:
Art.54: Establece la obligación de tener
ciertos libros de registro en su contabilidad.
Art.55: Establece que los libros
obligatorios serán: El Libro Diario, el Libro Inventario y el libro copiador de
cartas.
Art. 57: Admite un desmembramiento del
Libro Diario cuando se refiere al Libro Caja.
A demás de lo anterior, están los requisitos de forma y fondo exigidos para
todo libro de comercio:
Requisitos de forma:
Deben estar encuadernados, forrados, foliados y certificados en el registro
público y general de comercio.
Requisitos de fondo: (Art.56)
Se prohíbe la alteración en el orden progresivo de las fechas y operaciones
de las registraciones, dejar blancos o huecos, hacer interlineaciones,
raspaduras, tachar, mutilar alguna parte del libro, arrancar hojas o alterar la
foliación o encuadernación.
Diarios auxiliares, sub-diarios o libros
de primera entrada:
La determinación de los libros auxiliares depende básicamente del volumen
mensual de cada tipo de operaciones.
Los Diarios Auxiliares y los comprobantes:
La información relacionada con cada tipo
de hecho económico llega al tenedor de libros mediante un comprobante
respaldatorio.
Estos se clasifican en grupos homogéneos y
se procede a la registraciones en el libro diario auxiliar (libros de primera entrada)
correspondiente.
Mensualmente se efectuara el cierre de cada uno y se procede a la
realización de un asiento resumen por cada uno de los mismos, los cuales son
registrados al fin de cada mes en el Libro Diario Principal.
LIBROS UTILIZADOS:
Existen dos
modalidades para registrar los ingresos de fondos:
A. Sistema de Caja tradicional: los libros
utilizados son:
Ingresos de
Fondos y
Egresos de
Fondos
B. Sistema de Banco y Fondo Fijo: Se utilizan
los libros:
Banco Ingresos,
Banco Egresos y
Planilla de Fondo Fijo.
A.
SISTEMA DE CAJA TRADICIONAL:
LIBRO INGRESO DE FONDOS:
Se registraran aquí todos los hechos que
representen un ingreso de fondos para la empresa:
¿Qué comprobantes se registraran?
·
Boleta
de venta contado
·
Recibos
de cobro (copia)
·
Comprobantes
internos por:
o
cobro de conformes,
o
vencimiento
de cheques diferidos a cobrar,
o
otros
comprobantes internos por ingresos.
· Boletas
de devolución contado que corresponden a devoluciones de ventas realizadas o
descuentos y bonificaciones concedidos (van restadas).
Los comprobantes
respaldatorios para este libro son los siguientes:
·
Boletas de compra al contado
·
Recibos de pago
·
Comprobantes internos de pago de conformes
·
Comprobantes internos de vencimiento de cheques
diferidos a pagar
·
Otros comprobantes de egresos
·
Boletas de depósito bancaria
·
Nota de débitos bancarios
·
Boletas de devolución contado por devoluciones de
compras o descuentos y bonificaciones obtenidas (se registran entre paréntesis
o sea restadas)
B.
SISTEMA DE BANCO Y FONDO FIJO
Este sistema se utiliza cuando se quiere controlar algunos inconvenientes
en el manejo de fondos.
Si se opta por este sistema, se sustituyen los libros de Ingresos y
Egresos de Fondos por los Libros Banco
Ingresos y Banco Egresos.
Consiste en lo siguiente:
a. Todas las
cobranzas se depositan en el Banco
b. Todos los pagos
se realizan con cheque
c. Las salidas de
fondos de menor monto se pagan en efectivo y se reponen el saldo fijo con
cheque (El fondo Fijo es una cantidad fija de dinero que se repone con un
cheque a medida que se va gastando)
Ventajas:
De esta forma en
la empresa se maneja el mínimo de efectivo posible y se dispone de un mayor
control de los fondos.
Además, al manejarse poco efectivo en la empresa, se minimizan los
errores y fraudes por ese concepto.
Condiciones que deben cumplirse:
1) Se debe
determinar la cantidad fija de dinero que compondrá el fondo fijo, por ejemplo:
$ 20.000.
2) Se debe
establecer la cantidad por encima de la cuel se pagarán las operaciones con
cheque, por ejemplo: todos los pagos por encima de $ 2.000 se pagan con cheque.
Para iniciar el
sistema a partir del sistema de fondos se debe implementar de la siguiente
manera:
1) Depositar el
saldo total de caja en la cuenta corriente bancaria
2) Emitir el Cheque
para iniciar el Fondo Fijo
LIBRO BANCO INGRESOS
Adoptando este
sistema se registra un débito a la cuenta Cobranzas a Depositar por los
ingresos de fondos de la empresa y un crédito al rubro Ventas, Deudores por Ventas,
Conformes a Cobrar, etc, según corresponda.
Cuando se
realiza un depósito en el banco, se acredita la cuenta Cobranzas a Depositar y
se debita Banco Cuenta Corriente por el depósito realizado.
LIBRO BANCO EGRESOS
En este libro se
registran las operaciones que representan egresos de la cuenta corriente
bancaria, tales como pagos con cheque y otros débitos efectuados por el banco.
FONDO FIJO
Se utiliza para
realizar pagos de importe menor. La empresa establece un importe limite máximo
para realizar los pagos. Los egresos de mayor valor al límite se pagan con
cheque.
Para la creación
del Fonfo Fijo se emite un cheque el cuen es cobrado por el administrador del
fondo fijo; generalmente un cajero; y dispone de él para los gastos menores.
Para registra la
creación del Fondo Fijo se registra en el Debe Fondo Fijo y en el Haber Banco
cuenta corriente.
Este asiento se
realiza en el Libro Banco Egresos.
Los gastos
pagados con el Fondo Fijo se registran en la planilla de Fondo Fijo:
OPERACIONES DE CRÉDITO
LIBRO DE VENTAS: En este libro se registran todas las
operaciones a crédito que tienen origen en la empresa; el emisor del
comprobante.
¿Qué comprobantes se registraran?
Siempre emitidos por la empresa:
·
Facturas
·
Notas
de debito
·
Notas
de crédito (se restan)
LIBRO DE COMPRAS:
En este libro se registran todas las
operaciones a crédito que se originan fuera de la empresa; el comprobante lo
emite un tercero.
¿Qué comprobantes se incluyen?
Siempre se registran comprobantes
originales (porque son emitidos por un tercero).
·
Facturas
·
Notas
de debito
·
Notas
de crédito (se restan)
LIBRO DE DOCUMENTOS A COBRAR:
En este libro se registran las operaciones
relativas a la recepción de conformes y cheques diferidos firmados por sus
clientes por parte de la empresa.
Comprobantes a registrar:
·
Recibos
emitidos por la empresa por conformes recibidos de terceros
·
Recibos
emitidos por la empresa por cheques diferidos recibidos.
LIBRO DE DOCUMENTOS A PAGAR:
En este libro se registran las operaciones
relativas a conformes y cheques diferidos emitidos por la empresa.
Comprobantes que se registran:
·
Recibos
emitidos por terceros por conformes firmados por la empresa
·
Recibos
emitidos por terceros por cheques diferidos firmados por la empresa.
·
Documentos
Endosados, siempre van en este libro.
COSTO DE VENTAS:
Registrando por diarios múltiples es
asiento del costo de ventas también debe registrarse en libro auxiliar.
Dicho importe o valor del costo de ventas
surge de las fichas de existencias de cada artículo.
Con esa información se elabora un
comprobante interno que respalda las anotaciones en la Planilla de Costo de Ventas.
Cuando la cantidad de operaciones de
ventas es muy grande se utiliza una planilla
o libro de costo de ventas en el que se anotan los importes de los costos
de ventas y las devoluciones de ventas.
Asientos de Resumen de libros auxiliares:
Para realizar el Asiento de resumen de
cada libro se realiza una suma de todas las columnas de cada libro auxiliar.
El asiento incluirá en el Debe todos los
rubros que corresponden a los débitos de cada libro y en el Haber se registran
todos los rubros correspondientes a los créditos del libro correspondiente.
