Definición de Cuenta Contable

Introducción:

La contabilidad necesita registrar todos los hechos económicos que afectan de alguna manera cualitativa o cuantitativa el Patrimonio.

 

El patrimonio y su evolución debe ser analizado y explicado para fines de gestión, de control o de inversión.

 

Como los hechos económicos son muy distintos y en algunos casos son volúmenes importantes de registros similares se deben clasificar en lo que llamamos Rubros o Cuentas contables.

 

Concepto de Cuenta o Rubro contable

Toda la información recopilada debe estar adecuadamente ordenada. 

Para lograrlo hay que agrupar los datos correspondientes a cada objeto a través del uso de cuentas.

Cuando hablamos de objeto nos referimos a "conceptos similares", como, por ejemplo: "Ventas", que es un rubro representa las ventas de bienes comprados para tal fin; otro ejemplo puede ser "Mercaderías": es la agrupación homogénea de registraciones que se refieren a bienes que se compran como intención de vender.

 

Para obtener un análisis más pormenorizado de la información contable, a las grandes agrupaciones de cuentas, llamadas también entidades contables, como el Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos, se los clasifica en agrupaciones menores, como por ejemplo Inventarios y éstos a su vez se pueden clasificar en rubros que tienen una agrupación más específica como ser materias primas, productos en proceso, productos terminados, mercaderías, etc.

Estas clasificaciones nos permiten analizar mejor a posteriori lo que está pasando en el patrimonio.

 

¿Cuándo se crea un rubro? Cuando se quiere realizar un seguimiento de un rubro que consideramos importante para la actividad correcta de la empresa. 

Hay rubros que son importantes y otros no, y eso depende de varios factores.

 

Por ejemplo: el rubro de gastos que agrupa compras de artículos de limpieza se podría catalogar como gastos generales y agrupar otros conceptos menores en el que no revisten importancia para la empresa, o puede ser creado un rubro específico de "gastos de papelería" cuando es importante el gasto en el total de gastos y podría ser considerado en capítulos más detallados si la importancia de dichos gastos en importante para la empresa, como por ejemplo: Papel fotocopia, Lapiceras, Marcadores, etc, si esos rubros tiene una importancia cuantitativa de considerar, como por ejemplo en un centro educativo.

 

La palabra importante es también un término relativo dado que para un pequeño empresario puede ser importante algo que para una empresa grande es considerado insignificante.

 

Definición de Cuenta o Rubro Contable: 

Se llama cuenta a un conjunto de anotaciones relacionadas con un mismo objeto. 

Las cuentas son agrupaciones de elementos homogéneos del Activo, Pasivo, Patrimonio, Gastos o Ingresos de la empresa.

 

Para cada grupo de elementos homogéneos dentro del Activo, Pasivo, Patrimonio, Gastos o Ingresos se utiliza una cuenta. 

 

La incidencia patrimonial de los distintos hechos administrativos se registra en cuentas.

 

Es conveniente contar con una cantidad suficientemente numerosa de cuentas a los efectos de obtener información razonablemente detallada sobre el patrimonio y su evolución.

Esa lista detallada de cuentas se llama Plan de cuentas, que se verá más adelante.

 

La representación esquemática de una cuenta es una T. 

 

Cada sector recibe un nombre; el sector de la izquierda es el DEBE y  el sector de la derecha es el HABER y esto depende de las reglas de registración contable por Partida Doble que se verá más adelante.

 

     CUENTA    . 

Debe | Haber

      |

Debitar una cuenta es hacer una anotación en el DEBE, es decir en el sector izquierdo. 

Acreditar una cuenta es hacer una anotación en el HABER, es decir en el sector derecho. 

 

Saldo, es la diferencia entre anotaciones del debe y del haber

 

Saldo Deudor: si las anotaciones del DEBE superan a las del HABER

 

Saldo Acreedor: si las anotaciones del HABER superan a las del DEBE

 

Clasificaciones

Se pueden clasificar con varios criterios.

 

Criterio de extensión: las clases de cuentas pueden se simples o analíticas y colectivas o sintéticas.

Las colectivas son las que representan un conjunto de rubros del mismo tipo, como la cuenta Deudores por Ventas que representan a todos los deudores por ventas a crédito.

Las simples son las que integran las colectivas, como el deudor Juan Perez o la empresa X SA.

 

Criterio del significado del saldo: acumulativas o residuales

Acumulativas son aquellas que representan una acumulación a lo largo del ejercicio como las ventas o costo de ventas. Estas cuentas comienzan en cero y se acumulan normalmente durante todo el ejercicio económico.

Las residuales son las que sufren aumentos y disminuciones en todo el ejercicio como la cuenta caja o mercaderías. Su saldo en determinado momento es el resultado de aumentos y disminuciones a lo largo del tiempo.

 

Criterio según las características del rubro: de resumen o de movimientos.

Las cuentas de resumen son las que acumulan los saldos de los rubros de jerarquía menor, como las cuentas de Activo que acumulan saldos de todas las cuentas de efectivo y equivalentes, cuentas a cobrar, inventarios y propiedades plantas y equipos. Estas a su vez tienen en su composición cuentas de resumen o de movimiento (Cuentas a cobrar es otra cuenta de resumen y está compuesta por cuentas de movimiento, como deudores por ventas, conformes a cobrar, cheques diferidos a cobrar, etc). Las cuentas de resumen no se registran, solo acumulan saldos de las cuentas que la componen.

Las cuentas de movimiento son las que se registran y representan el menor nivel de desagregación de la información contable, como las cuentas Caja, Mercaderías, Ventas, Gastos generales, etc.

 

Criterio del objeto representado:   Patrimoniales, de resultados, de orden y de movimiento.

Las cuentas patrimoniales son las que integran el estado de situación financiera o sea las que muestran la composición del patrimonio como las cuentas de activo, regularizadoras de activo, pasivo, reguladoras de pasivo y patrimonio.

Las cuentas de resultados son las que integran el estado de resultados y son las de ingresos y gastos.

Las cuentas de orden o contingencias, no se usan actualmente, porque se pueden sustituir por otros rubros del estado de situación patrimonial, pero pueden representar la responsabilidad contra terceros o contingencias por hechos que puedan afectar el patrimonio. Se exponen al pié del estado de situación financiera. Ejemplos: Envases y responsabilidad por envases, documentos descontados y responsabilidad por documentos descontados, etc. siempre se registran en pares y se crean cuando aparece la responsabilidad y desaparecen cuando se termina la responsabilidad.

Cuentas de movimiento: representan movimientos como la cantidad de facturas, compras de materias primas, etc.

Criterio de la registración:

A los efectos de la registración, la clasificación de cuentas que más importa, básica para la Contabilidad, es la que  clasifican las cuentas en DIFERENCIALES E INTEGRALES

Integrales son las que integran el Activo y el Pasivo y reflejan por lo tanto los bienes, derechos y obligaciones de la empresa

Diferenciales son las que representan variaciones del Patrimonio y reflejan variaciones que se producen en el mismo.

Son cuentas diferenciales la cuenta “Capital” que es la madre de las cuentas diferenciales, y las cuentas de “Ingresos” y de “Gastos” Se denominan diferenciales porque reflejan las diferencias que se operan en el Patrimonio.

Ejemplos de un Plan de Cuentas y las descripciones de los rubros:

Cuenta: es el nombre que adopta la agrupación homogénea de partidas del mismo tipo. Generalmente se le atribuyen nombres representativos de su concepto habitual.

Representa: es la explicación del concepto de la cuenta o rubro contable. Dice lo que significa el rubro para que todos los usuarios entiendan lo mismo sobre el mismo.

Clasificación: Es la clasificación referida más arriba.

Saldo: es la clasificación que no la vimos aún y la entenderemos recién cuendo veamos las reglas de las cuentas en el método de partida doble. Pueden ser cuentas con saldo deudor o acreedor y dependen de su saldo natural que se verá más adelante.

 

CUENTA	REPRESENTA	CLASIFICACION	SALDO
CAJA	Representa la disponibilidad en efectivo y cheques comunes recibidos de terceros	Integral de ACTIVO	deudor
BANCO C.C.	Representa la disponibilidad en la cuenta corriente bancaria	Integral de ACTIVO	deudor
INMUEBLES	Representan los bienes de uso de la empresa en inmuebles	Integral de ACTIVO	deudor
MERCADERIAS	Representa los bienes de cambio de la empresa para la ventas	Integral de ACTIVO	deudor
MAQUINARIA	Representan los bienes de uso de la empresa en maquinarias	Integral de ACTIVO	deudor
MUEBLES Y UTILES	Representan los bienes de uso de la empresa en muebles y útiles con vida útil superior al año	Integral de ACTIVO	deudor
VEHICULOS	Representan los bienes de uso de la empresa en vehículos	Integral de ACTIVO	deudor
INSTALACIONES	Representa los bienes de uso de la empresa en instalaciones	Integral de ACTIVO	deudor
DEUDORES POR VENTAS	Son los derechos simples que tenemos contra los clientes	Integral de ACTIVO	deudor
CH.DIFERIDOS A COBRAR	Son los derechos en cheques diferidos que tenemos contra los clientes	Integral de ACTIVO	deudor
IVA COMPRA	Representa el derecho que tenemos contra DGI por el IVA	Integral de ACTIVO	deudor
CONFORMES A COBRAR	Son los derechos en conformes que tenemos con los clientes	Integral de ACTIVO	deudor
ADELANTOS A PROVEEDORES	representa el derecho frente al proveedor por el pago anticipado	Integral de ACTIVO	deudor
ACREEDORES POR COMPRAS	Son las obligaciones simples que tenemos con los proveedores	Integral de PASIVO	acreedor
CHEQ. DIFERIDOS A PAGAR	Son las obligaciones en ch.diferidos que tenemos con los proveedores	Integral de PASIVO	acreedor
CONFORMES A PAGAR	Son las obligaciones en conformes que tenemos con los proveedores	PASIVO	acreedor
VALES BANCARIOS A PAGAR	Son las obligaciones en vales que tenemos con un banco por préstamos	Integral de PASIVO	acreedor
IVA VENTAS	Representa la obligación que tenemos con DGI por el impto al valor agregado	Integral de PASIVO	acreedor
BPS	Representa la obligación que tenemos con el BPS por aportes patronales y personales de los sueldos	Integral de PASIVO	acreedor
SUELDOS A PAGAR	Representa la obligación que tiene la empresa con los sueldos de empleados aún no pagados	Integral de PASIVO	acreedor
ADELANTO A CLIENTE	Representa la obligación que se tiene frente al cliente por el anticipo a deudores por ventas	Integral de PASIVO	acreedor
GASTOS BANCARIOS	Representa la disminución del patrimonio por gastos bancarios	Diferencial de	deudor
GASTOS GENERALES	Representa la disminución del patrimonio por gastos menores	Diferencial de Pérdida	deudor
GASTOS UTE	Representa la disminución del patrimonio por gastos de luz	Diferencial de Pérdida	deudor
GASTOS OSE	Representa la disminución del patrimonio por gastos de agua	Diferencial de Pérdida	deudor
GASTOS ANTEL	Representa la disminución del patrimonio por gastos teléfono	Diferencial de Pérdida	deudor
GASTOS IMM	Representa la disminución del patrimonio por gastos municipales	Diferencial de Pérdida	deudor
INTERESES PERDIDOS	Representa la disminución del patrimonio por intereses que se nos cobra por financiación	Diferencial de Pérdida	deudor
DESCUENTOS CONCEDIDOS	Representa la disminución del patrimonio por descuentos realizados a nuestros clientes	Diferencial de Pérdida	deudor
SEGUROS	Representa la disminución del patrimonio por los seguros de la empresa	Diferencial de Pérdida	deudor
SUELDOS	Representa la disminución del patrimonio por los sueldos de los empleados	Diferencial de Pérdida	deudor
LEYES SOCIALES	Representa la disminución del patrimonio por los aportes patronales de los sueldos	Diferencial de Pérdida	deudor
ALQUILERES PERDIDOS	Representa la disminución del patrimonio por el pago de arrendamientos que se hacen	Diferencial de Pérdida	deudor
COSTO DE VENTAS	Representa la disminución del patrimonio por el costo que tuvo la mercadería que estamos vendiendo	Diferencial de Pérdida	deudor
INTERESES GANADOS (COMISIONES)	Representa el aumento del patrimonio por intereses por finan- ciación por otras razones que cobramos	Diferencial de Ganancias	acreedor
ALQUILERES GANADOS	Representa el aumento del patrimonio por alquileres que nos hacen	Diferencial de Ganancia	acreedor
DESCUENTOS OBTENIDOS	Representa el aumento del patrimonio por descuentos que nos hacen los proveedores	Diferencial de Ganancia	acreedor
VENTAS	Representa el aumento del patrimonio por la ventas que hacemos	Diferencial de Ganancia	acreedor