Los comprobantes

Comprobantes relacionados con los hechos económicos

El proceso contable se inicia con la captación de datos por medio de comprobantes, cada registración contable (asiento) está respaldada por un comprobante.

Los COMPROBANTES son la fuente de las registraciones contables.

Por cada hecho económico   o  hecho  administrativo   que  se  realiza  en  la  empresa,   se   emite  un comprobante.

Estos comprobantes pueden tener origen interno en la empresa (por ejemplo un vale de caja por adelantos de sueldos, una solicitud de materias primas de un departamento de producción al depósito) o pueden ser externos: provenir de fuera de la empresa hacia dentro de ella (ejemplo un recibo por el pago de una deuda a un proveedor) o viceversa: se originan en la empresa y está dirigida hacia afuera de ella (ejemplo: una factura que emitimos a un cliente).

Es decir toda vez que se produce un hecho que modifica cualitativamente o cuantitativamente el patrimonio de la empresa, se debe confeccionar un documento que se  extiende en forma escrita, en el que se deja constancia que se ha realizado una determinada operación comercial.

Requisitos  de  los  comprobantes: son  documentos  formales y en  su  confección se deben   respetar  determinadas   normas   dispuestas  por   la   ley  o  por  las  prácticas comerciales.

Funciones de los comprobantes: los comprobantes o documentos comerciales cumplen en la organización de la empresa diversas funciones:

•  Función contable: los comprobantes son un elemento fundamental para contabilizar las operaciones y por ello, son la fuente de datos para la registración contable.

•  Función de control: El comprobante es un elemento                para el control posterior de las registraciones efectuadas y para la comprobación de los asientos de contabilidad.  Para facilitar las tareas de control los comprobantes se deben archivar por orden cronológico, lo más corriente es archivarlos por orden de los asientos.

•  Función  jurídica:  El  Código  de  Comercio  en  dos  de  sus  artículos  se  refiere  a  las formalidades que deben cumplir los libros (punto 3.1.2) para que tengan valor probatorio en juicios. Las registraciones deben estar respaldadas por comprobantes y éstos, a su vez, servirán como prueba si cumplen con los requisitos formales

•  Función impositiva: Los comprobantes sirven al comerciante para probar la veracidad de las  declaraciones juradas y permiten a los fiscalizadores controlar la exactitud de los montos imponibles de los impuestos.

CONSERVACION Y ARCHIVO

El Código de Comercio establece que los comerciantes tienen la obligación de conservar los libros de contabilidad por un lapso de 20 años una vez finalizada sus actividades.

Esta obligación alcanza a los sucesores en caso de fallecimiento.

Pero con respecto a los comprobantes no dice nada.

Ante este silencio se aplican las disposiciones del Código Tributario, que rige en materia impositiva.

Las disposiciones dictadas por la DGI  determinan que los comerciantes deben conservar los comprobantes durante un lapso de cinco a diez años.

Este plazo está referido al período de tiempo en el cual prescriben los impuestos.

La prescripción es una figura legal que establece que el Estado pierde los derechos a cobrar el impuesto sino lo hizo en dicho plazo de cinco a diez años.

Hablamos de cinco años (a contar de la fecha en que deben pagarse) si el obligado presentó sus declaraciones juradas, sino lo hizo, el plazo es de diez años.

Los documentos tienen que ser conservados cronológicamente y guardados en lugares donde puedan ser consultados en cualquier momento.

En cuanto a la forma de archivar hay varios métodos:

1.            el archivo directo,

2.            el scanner a través del computador y

3.            la reducción fotográfica

4.            electrónicamente en formato digital

REQUISITOS

Existen una serie de requisitos impuestos por la legislación vigente en cuanto a la forma e información que deben contener  los diferentes comprobantes que sirven de documentación respaldatoria de las operaciones comerciales. 

Algunos son requisitos generales para toda documentación legal de la empresa, y otros son específicos según el tipo de documento que se trate.   

La falta de cumplimiento de las formalidades priva de eficacia a los comprobantes

El detalle de las formalidades de los comprobantes fiscales se desarrollará con mucho más detalle en la materia Bases Documentales.