Introducción al concepto de plan de cuentas
Dada
la importante función que cumplen las cuentas en la compilación y procesamiento de los datos del sistema contable de la empresa, es imprescindible
contar con una lista de las cuentas ordenadas metódicamente para sistematizar las registraciones contables y reflejar los efectos de los hechos
y operaciones que afectan al ente. A dicha lista le llamamos Plan de Cuentas.
Las cuentas no pueden ser utilizadas
sin ningún plan determinado, debiendo
crearse las que sean necesarias en la medida en que se vayan realizando las operaciones comerciales.
Los
objetivos contables modernos obligan a esbozar, antes de las registraciones contables, un plan de rubros o cuentas que ofrece numerosas ventajas prácticas.
Con
este propósito es necesario tenerse en cuenta una serie de aspectos para su elaboración, entre ellos:
•
El tipo de empresa de que se trate, las características del negocio
(industrial, comercial, de servicios, etc.)
•
La
naturaleza jurídica (Unipersonal, Sociedad de Responsabilidad
Limitada, Sociedad Anónima, etc.)
•
Tamaño
y necesidades de control que este implica (Pequeña empresa, gran
empresa, etc.)
Un buen Plan de Cuentas debe reunir las siguientes características:
·
Elección previa de un criterio para su organización
·
Flexibilidad suficiente para permitir la incorporación de nuevas cuentas
·
Homogeneidad en los agrupamientos practicados
·
Claridad en la terminología utilizada
¿Quien elabora
el plan de cuentas?
Es
la propia Empresa, donde se definen claramente las cuentas.
Comprende
el plan
que indica cuales cuentas deben existir para
permitir una elaboración
sistemática del material numérico que es la finalidad
de la Contabilidad.
Existen
algunos tipos de empresas que están bajo contralor gubernamental que tienen un
plan de cuentas básico como modelo como por ejemplo: los organismos del Estado,
las Mutualistas para los balances que se presentan al MSP, las Filiales de
empresas extranjeras que rinden cuentas a las Casas Matrices, etc.
Estos planes
de cuenta tienen flexibilidad en cuanto a su elaboración, pero deben resumirse
en los grandes grupos de cuentas establecidos.
Esto se exige
por una razón de Uniformidad principalmente, para poder planificar, registrar y
presentar la información de modo que sea fácilmente comprendido por los
usuarios externos de la misma.
Para que un grupo de cuentas reciba el nombre de Plan de Cuentas, debe cumplirse como condición
básica que éstas estén ordenadas sistemáticamente.
Resumiendo,
el
Plan de Cuentas es un ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que se sirve el sistema de procesamiento contable para lograr sus fines.
Concepto de Manual de Cuentas
Los manuales contienen las indicaciones precisas sobre la operatividad de cada cuenta, con indicaciones no sólo de la utilización de las mismas, sino también
del límite
dentro de los que se mueven las
partidas en su imputación.
Además se dan instrucciones
sobre labores administrativo contables que deben cumplir los responsables periódicamente según corresponda, lo que facilita el control interno y externo.
Es en definitiva una guía con explicaciones e instrucciones para el uso del Plan de Cuentas.
La finalidad de disponer de un plan de cuentas y su correspondiente manual es facilitar:
• La tarea de preparación de la información contable
• Las tareas de control
• La imputación contable en los asientos
Aspectos a considerar en la elaboración de manuales de cuentas:
En su preparación deben considerarse los siguientes aspectos:
a) Relacionados a la organización
• Actividad desarrollada por la organización
• Naturaleza jurídica
• Tamaño
b) Relacionados a la información requerida
•Tipos de informes que se desea preparar
•
Grado de análisis
de la información
c) Relacionados al procesamiento contable
•Diario único o diarios múltiples
•Medios disponibles para el procesamiento
Codificación de un
plan de cuentas
Los sistemas de codificación contable pueden ser:
Alfabético: asigna códigos
utilizando una o varias letras (Ej. Caja = Ca; Banco cuenta corriente
pesos = BCC$, etc)
Alfanumérico: asigna códigos combinando letras y números
(Ej: Banco Cta Cte pesos = BCC1, etc)
Nemotécnico: asigna códigos tratando de vincular los nombres de las cuentas
al código para facilitar su memorización
Numérico: asigna números según distintos criterios:
i)
Correlativo (ejemplo: 1 = Caja; 2= Banco cuenta
corriente pesos, 3 = Mercaderías, etc)
ii)
Por capítulos de cuentas (por ejemplo: Activo= 1, Pasivo= 2, Patrimonio= 3), luego
dentro de cada
capítulo y a medida
que
se van desagregando
las cuentas, se va poniendo un dígito adicional para cada nivel de desagregación.
Los sistemas numéricos son los más difundidos y
un ejemplo del mismo es el Plan de Cuentas Tipo
que presentaremos a continuación
en la que se agrupan las cuentas por grandes grupos de cuentas como Activo,
Pasivo, Patrimonio Neto, Ganancias y Pérdidas), clasificando a su vez los
grupos en subgrupos homogéneos, considerando además el tipo de cuenta si es Resumido
(o sea los Rubros que acumulan los rubros de detalle que corresponde al grupo):
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