Comprobantes comerciales registrados corrientemente en la contabilidad - Clasificaciones

A partir de este articulo veremos los distintos tipos de comprobantes comerciales, sus características y como registrarlos tanto en caso de que seamos Emisores como Receptores de los mismos.

Clasificación de comprobantes comerciales

Una clasificación bastante completa que la veremos en forma más resumida es la que clasifica los comprobantes comerciales en: A) Probatorios y B) Títulos Valores.

DOCUMENTOS PROBATORIOS: son prueba de una operación comercial o una operación interna, ocurrida, ya pasada, e indican las partes intervinientes, que tipo de operación es, condiciones, precios, etc.

TÍTULOS VALORES: Son documentos autónomos que valen por sí mismos, sin depender de la operación que los originó. Su autonomía radica en qué derecho puede ejercer un tercero.

 

 A)      DOCUMENTOS PROBATORIOS: los documentos probatorios podemos clasificarlos

a.       Básicos y

b.       Complementarios.

 

  a.       Los DOCUMENTOS PROBATORIOS BÁSICOS son aquellos que documentan operaciones comerciales al contado o crédito y traslados de mercaderías.

Una gran importancia dentro de estos tienen los Comprobantes Fiscales y también existen otros que la práctica comercial le da mucha importancia.

Documentos Fiscales: son documentos probatorios básicos que requieren una autorización de la DGI para ser autorizada su impresión y además previamente el contribuyente debe estar registrado en el Registro Único Tributario (RUT).

Fiscales Básicos:

Para operaciones al contado: Boleta de Contado (es el documento que la empresa entrega al cliente cuando vende un producto o servicio al contado, o sea cuando cobra  en el momento el importe total. Debe contener la palabra “Contado” o “Boleta” o ambas):

 

Para operaciones a crédito: Factura, Debe o Crédito: (es  el  documento  que  la  empresa  entrega  al  cliente  cuando  vende  un producto  o servicio a crédito).

 

Para traslados de mercaderías: Remito (se emite por el traslado de bienes entre locales de la empresa o a un tercero, sirve como respaldo cuando los traslados no van acompañado de Boleta de contado o Factura u otro documento que habilite su circulación).

 

Los documentos de ajuste son documentos probatorios fiscales que dependen de la existencia de los comprobantes probatorios fiscales básicos y no existirían si ellos no existieran.

Fiscales de Ajuste:

Nota de crédito: Depende de la existencia de una Factura. Es el documento que disminuye el saldo total del cliente ya sea por devolución de productos,        errores en la facturación por importes mayores, bonificaciones o descuentos posteriores a la facturación. (En términos prácticos: si la Factura sumara este comprobante resta)

 

Nota de débito: Depende de la existencia previa de una Factura a Crédito. Es el documento que aumenta el saldo total del cliente ya sea por errores en la facturación, por recargos y/o intereses  posteriores a la facturación. (En términos prácticos: si la Factura sumara este comprobante suma)

 

Nota de devolución de contado: Requiere la existencia previa de una Boleta de Contado; es un documento probatorio que se emite por devolución de mercaderías  al cliente, para solucionar una omisión o error cometido por la empresa. (En términos prácticos: si la Boleta de Contado sumara este comprobante resta)

 

Remito: Es un documento probatorio, de uso externo que se emite por el traslado de bienes entre locales de la empresa o a un tercero, sirve como respaldo cuando los traslados no van acompañado de Boleta de contado o Factura u otro documento que habilite su circulación.

Este documento no se contabiliza en la contabilidad.

 

En resumen: Los documentos probatorios fiscales la factura y sus documentos de ajuste: la nota de crédito y la nota de débito, Por otro lado, los documentos probatorios fiscales Contado son la boleta de contado y su documento de ajuste que es la nota de devolución contado y por último el documento que permite trasladar mercaderías es el remito.

 

Los documentos fiscales no obligatorios son los Recibos que son documento donde consta la cancelación de una obligación a crédito en forma total o parcial, debe tener los importes en números y letras y la firma del cobrador. Toda operación a crédito se cancela con un recibo.

 

      b.    DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS:  surgen de la práctica comercial y son muy importantes tanto del punto de vista interno como externo y pueden mencionarse los siguientes como los más comunes:

Ingreso de caja: Movimiento interno de documentación de ingreso de dinero. Generalmente se usa en las rendiciones de cuentas de viáticos para documentar el saldo remanente devuelto de un vale de egreso.

 

Egreso de caja: Movimiento interno de documentación de egreso de caja. Generalmente se emite un vale de caja y las situaciones más comunes es que se emita para documentar egresos por viáticos a rendir cuenta, adelantos para gastos de locomoción, adelantos de sueldos, etc.

 

Boleta de Depósito Bancario: Son formularios entregados en forma gratuita emitidos por los Bancos para que aquellos que hayan realizado un contrato de cuenta corriente puedan realizar sus depósitos en sus cuentas. Esos depósitos pueden realizarse en efectivo, en cheques de terceros.

 

Nota de débito bancaria: Los débitos bancarios corresponden a operaciones de débito del Banco y son créditos dentro de la empresa. Corresponden generalmente a documentaciones de gastos bancarios como por ejemplo: gastos administrativos, gastos por emisión de libretas de cheques, intereses por retrasos en el pago de préstamos, etc.

 

Nota de crédito bancario: Corresponden a operaciones en cuenta corriente que están relacionados con ingresos como por ejemplo la acreditación de intereses ganados por mantenimiento de saldos en cuenta corriente, la acreditación del dinero de un vale de un préstamo concedido por la empresa, la acreditación d eimportes por pagos de saldos de Deudores, etc.

 

Todos estos comprobantes de documentos complementarios anteriores se contabilizan ya que representan hechos económicos.

 

Orden de venta: Es un documento probatorio interno de la empresa para satisfacer la necesidad de un cliente de materiales o servicios. Con los datos de la orden de venta y una vez autorizada se procederá a la elaboración del pedido, emisión del comprobante de venta (factura crédito o contado) y la entrega de mercaderías.

 

Orden de compra: Es un documento que permite solicitar mercaderías a un proveedor o que nos solicitan a nosotros en donde se detallan las condiciones de compra, cantidades, detalles de los productos o servicios, precios establecidos, etc. Generalmente le precede una o varias solicitudes o cotizaciones de precios.

 

Pedido seccional: documento probatorio de circulación interna de materiales o mercaderías dentro de la empresa. Un sector le solicita generalmente al depósito la entrega de mercaderías o materiales.

 

Estos últimos comprobantes no se registran contablemente porque no representan hechos económicos sino actos administrativos.

 

      B)      TÍTULOS VALORES: Se clasifican en aquellos que representan prestaciones en dinero y otros que promesas de prestaciones dinerarias (crédito) y por otro lado tenemos los títulos representativos de transporte de mercaderías (como las cartas de porte, guías de encomiendas, conocimientos de embarque, etc., que no los estudiaremos en esta materia)

 

Títulos representativos de prestaciones en dinero: los más conocidos son los Cheques (en sus diferentes variedades como ser comunes y diferidos, al portador, nominativos, cruzados, a la orden y no a la orden, etc. los cuales todos ellos requieren la existencia de una cuenta corriente bancaria con saldo suficiente para cubrir los cheques) y las Letras de Cambio (que son similares a los queques en su forma y funcionamiento pero no se requiere necesariamente una cuenta corriente bancaria preexistente para emitirlo). 

El uso de cheques en la práctica es usado para pagar a terceros a través de endosos (se transfiere el derecho de cobro del titular del cheque al que el designe), pueden ser utilizados para hacer operaciones de descuentos en bancos y también tiene la característica de que la emisión de cheques sin fondos puede dar origen a un juicio penal y con consecuencias de prohibiciones en el sistema bancario. 

 

Títulos representativos de promesas de pago: Reglamentados en la misma ley están los Vales, Pagarés y Conformes. Son la misma cosa desde el punto de vista legal. 

 

CONFORME es un documento en que se reconoce una deuda de parte del comprador hacia el  vendedor con promesa de pago en una fecha determinada. Antes de esa fecha no puede exigirse el pago. Puede tener un único vencimiento o ser en cuotas. 

Se origina  por  la  compra-venta  de  un  bien o  servicio,  lo  que  se especifica  en  el documento. 

Se podría pagar con él trasmitiéndolo a otra persona con la cual tengo una deuda, se endosa al trasmitirlo. También se podría descontar en un banco. 

Se usan corrientemente para documentar operaciones comerciales generalmente por compraventas de mercaderías. Tienen título ejecutivo, lo que implica que los juicios por su cobrabilidad son más rápidos dado que solo debe probarse que fué firmado por el titular.

 

VALE  es similar al conforme, la diferencia sustancial es que no se origina por la compra venta de un bien o servicio sino por un préstamo de dinero. Lo vemos comúnmente en operaciones con préstamos bancarios.

PAGARE es poco usado en Uruguay pero en otros países como Argentina se utilizan con nosotros usamos el conforme. Antiguamente se usaba como forma de documentar prestamos entre particulares, pero legalmente tiene validez como el vale y el conforme.

 

Títulos representativos de bienes (solo algunos ejemplos):

Guía de encomienda: Se usan a nivel nacional y sirven para acompañar el envío de mercaderías junto con una factura, boleta de contado o remito. Es un documento que acompaña la carga que pone de acuerdo al despachador y al transportista y gobierna su relación cuando los bienes son transportados.

 

Conocimiento de embarque o Bill of Lading: Un conocimiento de embarque o B/L es un documento propio del transporte marítimo que se utiliza en el marco de un contrato de transporte de las mercancías en un buque en línea regular.

 

Air Waybill (AWB): Una guía aérea o una carta de porte aéreo es un recibo emitido por una aerolínea internacional para las mercancías y una prueba del contrato de transporte. Es un documento de propiedad de la mercancía. La guía aérea no es negociable.

 

Documentos comerciales:

1.               Documentos probatorios:

a.       Fiscales

                                                               i.      Operaciones de crédito:

1.       Factura (efactura)

2.       Nota de crédito

3.       Nota de débito

                                                             ii.      Operaciones contado:

1.       Boleta o Factura contado (eTicket,

2.       Nota o boleta de devolución contado

                                                           iii.      Operaciones con mercaderías: Remito (solo documenta movimiento de mercaderías)

b.       Probatorios otros:

                                                               i.      Recibo

                                                             ii.      Nota de depósito bancario

                                                           iii.      Nota de débito bancario

                                                           iv.      Nota de crédito bancario

c.       Complementarios:

                                                               i.      Recibo de sueldos

                                                             ii.      Vale de ingreso de caja

                                                           iii.      Vale de egreso de caja

                                                           iv.      Orden de compra

                                                             v.      Pedido seccional

                                                           vi.      Solicitud de facturación

                                                          vii.      Solicitud de préstamo bancario

2.              Títulos Valores

a.       Representativos de crédito:

                                                               i.      Vale

                                                             ii.      Conforme

                                                           iii.      Pagaré

b.       Representativos de dinero:

                                                               i.      Cheque

                                                             ii.      Letra de cambio

c.       Representativo de mercaderías:

                                                               i.      Guía de encomienda

                                                             ii.      Conocimiento de embarque (B/L)

                                                           iii.      Carta de porte

                                                           iv.      Air WayBill (AWB)

Otra clasificación 

Es posible es clasificar los comprobantes internos y externos tomando el criterio de donde circulan los  documentos. 

Si solo se usan en el ámbito de la empresa, es interno, mientras que si ese documento se utiliza fuera de la empresa son externos.

Ejemplos de comprobantes internos: solicitud de facturación, vale de adelanto de sueldos, recibo de sueldos, solicitud de materias primas y materiales, etc.

Ejemplos de comprobantes externos: todos los comprobantes probatorios, orden de compra, solicitud de préstamo bancario, etc.