Hechos económicos y actos administrativos.
Antes de analizar actos administrativos o hechos económicos hay que definir algunos conceptos llamados Entidades.
La contabilidad solamente registra variaciones del patrimonio; no le interesan otras dimensiones de las organizaciones como la eficiencia o eficacia, su reputación comercial, la satisfacción de los empleados, etc.
¿Cuándo varía el Patrimonio? Concepto de Ciclo Económico y Ejercicio Económico.
El aspecto clave para definirlo es el tiempo: la medición para diferenciar un ingreso de un activo o una pérdida está relacionado al concepto de Ejercicio Económico.
El Ejercicio Económico es el período en el que demora el ciclo económico normal actividades de una organización. El ejercicio económico es el período de tiempo en el que se mide el resultado de operaciones de una organización. (Compra, venta, cobranzas, pagos).
Este período es elegido así para poder ser comparable un ejercicio económico con otro de una empresa, o una empresa con otra.
Normalmente dura un año, pero puede haber ciclos económicos más o menos largos por sus particularidades, como por ejemplo el proceso de producción de caña de azúcar es de 14 meses, pero el ciclo económico de una empresa comercial es normalmente de un año.
Conceptos de Ingresos y Gastos
Se define Ingreso o Ganancia como un aumento del Patrimonio.
¿Por qué diferenciamos Ingreso de Ganancias, si ambos aumentan el Patrimonio?
Generalmente decimos Ingresos a aquellas variaciones que aumentan el patrimonio por una actividad de la organización que tiene relación a su finalidad.
Por ejemplo: las ventas de mercaderías en una empresa que se dedica a comprar y vender mercaderías. Comprar y vender es su actividad principal.
Las Ganancias sin embargo son todas las demás variaciones patrimoniales positivas que no son relacionadas a su actividad principal; por ejemplo: el cobro de los intereses bancarios por mantener saldos bancarios positivos, o el alquiler ganado por un local que no usamos en la empresa que se dedica a la compraventa de mercaderías.
Se define Costo o Gasto o Pérdida como una disminución del Patrimonio.
Generalmente decimos que existe un Gasto cuando existe una variación negativa del patrimonio debido a una actividad que hace parte de la actividad principal de la organización, como el pago de sueldos de las personas que trabajan en la empresa.
Existe además un tipo de gasto característico que es llamado Costo que está relacionado a los ingresos por ventas, mientras que los gastos tienen que ver con la actividad principal pero no está relacionado con la venta. Ejemplos del primero es el Costo de Ventas que es el costo a precio de costo de las mercaderías vendidas.
A la diferencia entre Ventas y Costo de Ventas se la llama Resultado Bruto, que es la ganancia del negocio y puede estar referida a una operación en general, a un período de tiempo o a un grupo de artículos o al resultado del ejercicio económico. Ese resultado bruto puede ser positivo (superávit o ganancia) o negativo (déficit o pérdida). Si este numero es positivo quiere decir que la actividad principal tiene ganancia bruta y viceversa, si es negativo se llama pérdida bruta.
Para definir Pérdida hay que considerar la asociación entre un gasto normal de la actividad de la empresa y otro que no tiene vinculación con dicha actividad, por ejemplo: un robo, un incendio, una destrucción causada por una inundación, etc. El factor involuntario de la empresa en el hecho más relevante para catalogarlo una pérdida.
Podríamos decir que Costo o Gasto está relacionado con la voluntad de la empresa de realizarlo y existen acciones tendientes a que se concreten, mientras que las pérdidas son involuntarias o no dependen de la voluntad de la empresa.
La diferencia entre Ingresos totales (Ganancias) menos Gastos totales (Pérdidas) de un ejercicio económico se la llama Resultados Netos. Esa es la ganancia real de la empresa en su conjunto medida en un período de tiempo.
Podemos decir que en general que: ingresos, ganancias, gastos, costos y pérdidas están relacionados con el período de medición que es el ejercicio económico. Si durante el ejercicio económico la erogación o el cobro coincide con el ejercicio económico, entonces en un gasto o ingreso respectivamente.
Conceptos de Activos y Pasivos
Generalmente asociamos a los Activos con Bienes y Derechos de Cobro que tiene la organización o una persona.
Depende de una situación, de un momento, que es el momento de medición.
Siempre que hablamos de un activo lo estamos relacionando con un momento o instante determinado; por ejemplo: cuanto de dinero tengo ahora o cuantas cuentas a cobrar a una fecha determinada.
Decimos que hay un Pasivo cuando hablamos de las deudas u obligaciones a pagar de una organización en un momento determinado, como, por ejemplo: cuanto debía a fin de año a los proveedores que me vendieron a crédito o cuantos préstamos tenía que pagar a determinada fecha. Surgen de operaciones que la empresa contrajo por crédito comercial, financiero u otros acreedores varios no comerciales.
¿Qué es el Patrimonio o Patrimonio Neto?
No existe corpóreamente el Patrimonio, sino que es un concepto: es la diferencia entre dos entidades que son el Activo y el Pasivo, nada más.
Patrimonio = Activo - Pasivo
Mientras que los activos los podemos tocar o ver los documentos comerciales que atestiguan su existencia y el pasivo también podemos ver los documentos que los originaron, al Patrimonio no lo podemos tocar ni ver.
Generalmente le damos diferentes nombres a los componentes del Patrimonio dependiendo de donde sea su origen.
Si el origen del patrimonio surge de la diferencia de activo menos pasivo que aporta el propietario de la organización, generalmente cuando inicia la actividad de la empresa, se llama Capital.
El Capital es el aporte del propietario. El Capital puede aumentar o disminuir durante la existencia de la organización, el propietario puede decidir aumentarlo o disminuirlo cuando lo desee, si se cumplen las condiciones legales para hacerlo, como por ejemplo una Asamblea de propietarios (Socios, Accionistas, etc.).
Si el origen del patrimonio surge de las operaciones de la actividad de la organización o sea de las ganancias menos las pérdidas, se llama Resultados del Ejercicio que puede ser positivo o negativo.
Así que el patrimonio en general tiene origen del aporte de los propietarios (Capital) o del resultado de las operaciones (Resultado del Ejercicio). Patrimonio = Capital + Resultados
Si los resultados no se distribuyen se les llama Resultados o Ganancias retenidas o acumuladas y se están a la espera que les encuentren destinos futuros que pueden ser hacer reservas para algún emprendimiento (por ejemplo: utilizarlas para construir un Galpón) o para ser cobradas por los propietarios.
Existe otra parte del Patrimonio que está compuesta por el destino que se ha dado a los resultados que son las Reservas. Son Resultados que se han retenido o reservado para alguna finalidad legal, estatutaria, fiscal o voluntaria.
Por último a veces se incluye dentro del Patrimonio los ajustes por revaluaciones de activos llamados usualmente Ajustes al patrimonio.
Todos estos conceptos forman parte del Patrimonio.
Hechos Económicos y Actos Administrativos
El Patrimonio es la diferencia entre el activo y pasivo y podría decirse que es un equivalente al concepto de riqueza de un individuo u organización.
La contabilidad estudia las variaciones del patrimonio.
Por otro lado, podríamos decir que lo que no afecte al patrimonio no es registrado en la contabilidad.
Esas variaciones patrimoniales se deben a distintas causas que generan distintas consecuencias:
- Variaciones cualitativas al patrimonio: llamadas cambios Permutativos, cambian la expresión de la composición de patrimonio, pero no cambia su valor.
- Variaciones cuantitativas del Patrimonio, llamados cambios Modificativos: cambian el importe del patrimonio aumentándolo o disminuyéndolo.
- Variaciones Mixtas: son combinaciones de los hechos económicos cualitativos y cuantitativos de patrimonio, o sea: es un hecho permutativo y Cualitativo a la vez. Se podría decir que es un caso particular de un hecho modificativo.
Como dije: la contabilidad registra los hechos económicos, o sea aquellos hechos que alteran cuantitativa o cualitativamente al Patrimonio de la persona u organización; pero hay otros hechos que no afectan al patrimonio y son llamados Actos Administrativos.
Los actos administrativos sin embargo usualmente son actos preparatorios de los hechos económicos.
Ambos: actos administrativos y hechos económicos, deben respaldarse en documentos comerciales, ya sean éstos probatorios o títulos valores.
En resumen:
- Actos administrativos no afectan el patrimonio y por lo tanto no se contabilizan.
- Hechos económicos afectan al patrimonio en forma cuantitativa o cualitativa.
Esas variaciones son llamadas:
Permutativas,
Modificativas y
Mixtas.
Ejemplos de Actos Administrativos:
- Presentar una solicitud de préstamo a un banco: la solicitud no genera deuda ya que hasta que no se firme el vale bancario,
- Enviar una orden de compra a un proveedor: el hecho de enviar a un proveedor no implica que haya stock de mercaderías para vender o voluntad de vender del proveedor.
- Contratar un empleado para la empresa: el hecho de contratar el empleado no genera deuda sino el trabajo que este realiza. Si el empleado no se presenta a trabajar, no se genera ninguna obligación y por lo tanto no varía el patrimonio.
Lo que tiene estos actos administrativos en común es que no generan ningún tipo de variación patrimonial y no se registran en la contabilidad.
Ejemplos de Hechos Económicos:
Permutativos: no alteran el importe del patrimonio.
- Realizar un depósito bancario en efectivo. Esto genera una disminución en el Activo ya que el dinero es un bien y por otro lado también hay una variación aumentando el activo, que es la cuenta corriente bancaria, en la misma cantidad que disminuye.
- Pagar una deuda a un proveedor en efectivo: La deuda es un pasivo y el efectivo, o sea, el dinero, es un activo que disminuye. La disminución del pasivo se compensa con una variación de la misma cantidad del activo.
- Pagar una deuda comercial a un proveedor con un cheque diferido: la deuda comercial es un pasivo que disminuye porque la estamos pagando, pero también aumenta un pasivo que es el cheque diferido a pagar, que es otro pasivo que aumenta. El aumento de un pasivo compensa en la misma cantidad al aumento de otro pasivo.
Modificativos: se generan cuando varía el patrimonio
- Pagar el alquiler mensual del local comercial en efectivo. El alquiler perdido es un gasto que hace disminuir el patrimonio. El dinero pagado es un activo que disminuye. Se compensa el gasto con la disminución del activo.
- Cobrar el alquiler mensual del local que arrendamos a un inquilino en efectivo. Aquí existe una ganancia (aumento de patrimonio) que se cobra con un activo que es el dinero (aumento de activo).
- Compra de artículos de papelería (gasto o disminución de patrimonio) para uso de la oficina pagada en efectivo (disminución de activo). Si bien el artículo de oficina (por ejemplo lapiceras o papel fotocopia) es un bien que podríamos llamar activo, el concepto clave aquí es el tiempo, ele período del ejercicio económico: en ese tiempo se considerará un gasto porque se destruirá, agotará o desgastará lo suficiente para considerarlo una pérdida del ejercicio. Por eso es un gasto y no un activo.
- Aporte de efectivo del propietario a las actividades de la empresa. Existe un aumento de dinero (activo) y un aumento de capital (aumento del patrimonio), de la misma cantidad. La variación cuantitativa de ambos conceptos es igual.
Mixtos: son una combinación de Permutativos y Modificativos
- Una venta de mercaderías con ganancia: La venta es un ingreso y el costo de la venta es un gasto. Como los dos tiene valores diferentes se genera una diferencia que es una ganancia que se materializa en un aumento de activo. Por ejemplo: venta por 150 (aumenta el patrimonio) y aumenta el dinero en 150 (aumento de activo) pero se genera un aumento de costos por la mercadería entregada (costo de venta 100) y una (disminución de patrimonio) y una disminución de mercaderías (activo). Existe una diferencia neta de 50 = 150 -100 que es el resultado del ejercicio.
- Una compra de mercaderías al contado con un 5% descuento. Existe un aumento de mercaderías (aumento de activo) por ejemplo por 100 y un egreso de dinero por 95 (disminución de activo). Hay una variación de activos aumentando y disminuyendo, pero no de la misma cantidad. La diferencia de 5 es por una ganancia por descuentos obtenidos (aumento de patrimonio por la ganancia)
- Se firma un vale bancario por un monto de 110 y nos cobran un 10% de interés depositando el capital de 100 en cuenta corriente. Aumenta un activo por 100 y aumenta un pasivo por 110, la diferencia son una pérdida que disminuye el patrimonio por 10.
