Diarios Múltiples

Hasta ahora utilizamos el sistema de registración directa, que consiste en registrar todas las registraciones en orden cronológico en el Libro Diario.

Cuando el volumen de las registraciones aumenta, debemos utilizar un sistema de registración más adecuado, sistema de registración centralizado.

Es posible centralizar la registración siempre que se dan las siguientes condiciones:

Cuando existen muchas  transacciones de carácter similar.

Debitar y acreditar una cuenta en varias partidas tiene el mismo efecto contable que hacerlo en una sola vez por la suma de las mismas.

Podemos clasificar las transacciones o hechos económicos en:

Repetitivas: Se registran en los Diarios Auxiliares, y luego se pasan al libro diario en los asientos de resumen.

No repetitivas: Se registran directamente en el Libro Diario, ya que su volumen no justifica la utilización de registros auxiliares.

Se establece un registro cronológico para cada grupo de operaciones homogéneas cuyo volumen justifique las anotaciones en un registro especial.

Generalmente, una vez al mes, las anotaciones efectuadas en los libros auxiliares (diarios múltiples)  son incluidas en el libro diario principal mediante asientos de resumen.

Es importante señalar que cuando usamos el sistema de registración centralizada, en el libro diario principal solo se registran los asientos de resumen y los hechos que no fueron de carácter repetitivos.

Ventajas:

Ventajas de la utilización de Diarios Múltiples:

Permite que varias personas trabajen al mismo tiempo, división del trabajo

Mejora el control interno ya que no es una única persona la que se ocupa de la registración

Produce directamente los resúmenes de algunas clases de transacciones

Se minimizan los pasajes al libro mayor, por lo que reduce riesgos de error.

Normas Legales:

Hay ciertos artículos del Código de Comercio que pautan ciertas normas a seguir por parte de las empresas:

Art.54: Establece la obligación de tener ciertos libros de registro en su contabilidad.

Art.55: Establece que los libros obligatorios serán: El Libro Diario, el Libro Inventario y el libro copiador de cartas.

Art. 57: Admite un desmembramiento del Libro Diario cuando se refiere al Libro Caja.

A demás de lo anterior, están los requisitos de forma y fondo exigidos para todo libro de comercio:

Requisitos de forma:

Deben estar encuadernados, forrados, foliados y certificados en el registro público y general de comercio.

Requisitos de fondo: (Art.56)

Se prohíbe la alteración en el orden progresivo de las fechas y operaciones de las registraciones, dejar blancos o huecos, hacer interlineaciones, raspaduras, tachar, mutilar alguna parte del libro, arrancar hojas o alterar la foliación o encuadernación.

Diarios auxiliares, sub-diarios o libros de primera entrada:

La determinación de los libros auxiliares depende básicamente del volumen mensual de cada tipo de operaciones.

Los Diarios Auxiliares y los comprobantes:

La información relacionada con cada tipo de hecho económico llega al tenedor de libros mediante un comprobante respaldatorio.

Estos se clasifican en grupos homogéneos y se procede a la registraciones en el libro diario auxiliar (libros de primera entrada) correspondiente.

Mensualmente se efectuara el cierre de cada uno y se procede a la realización de un asiento resumen por cada uno de los mismos, los cuales son registrados al fin de cada mes en el Libro Diario Principal.

LIBROS UTILIZADOS:

Existen dos modalidades para registrar los ingresos de fondos:

A.      Sistema de Caja tradicional: los libros utilizados son:

Ingresos de Fondos y

Egresos de Fondos

      B.      Sistema de Banco y Fondo Fijo: Se utilizan los libros:

Banco Ingresos,

Banco Egresos y

Planilla de Fondo Fijo.

A.      SISTEMA DE CAJA TRADICIONAL:

LIBRO INGRESO DE FONDOS:

Se registraran aquí todos los hechos que representen un ingreso de fondos para la empresa:

¿Qué comprobantes se registraran?

·         Boleta de venta contado

·         Recibos de cobro (copia)

·         Comprobantes internos por:

o   cobro de conformes,

o   vencimiento de cheques diferidos a cobrar,

o   otros comprobantes internos por ingresos.

·         Boletas de devolución contado que corresponden a devoluciones de ventas realizadas o descuentos y bonificaciones concedidos (van restadas).

Los comprobantes respaldatorios para este libro son los siguientes:

·         Boletas de compra al contado

·         Recibos de pago

·         Comprobantes internos de pago de conformes

·         Comprobantes internos de vencimiento de cheques diferidos a pagar

·         Otros comprobantes de egresos

·         Boletas de depósito bancaria

·         Nota de débitos bancarios

·         Boletas de devolución contado por devoluciones de compras o descuentos y bonificaciones obtenidas (se registran entre paréntesis o sea restadas)

B.      SISTEMA DE BANCO Y FONDO FIJO

Este sistema se utiliza cuando se quiere controlar algunos inconvenientes en el manejo de fondos.

Si se opta por este sistema, se sustituyen los libros de Ingresos y Egresos de Fondos  por los Libros Banco Ingresos y Banco Egresos.

Consiste en lo siguiente:

a.       Todas las cobranzas se depositan en el Banco

b.      Todos los pagos se realizan con cheque

c.       Las salidas de fondos de menor monto se pagan en efectivo y se reponen el saldo fijo con cheque (El fondo Fijo es una cantidad fija de dinero que se repone con un cheque a medida que se va gastando)

Ventajas:

De esta forma en la empresa se maneja el mínimo de efectivo posible y se dispone de un mayor control de los fondos.

Además, al manejarse poco efectivo en la empresa, se minimizan los errores y fraudes por ese concepto.

Condiciones que deben cumplirse:

1)      Se debe determinar la cantidad fija de dinero que compondrá el fondo fijo, por ejemplo: $ 20.000.

2)      Se debe establecer la cantidad por encima de la cuel se pagarán las operaciones con cheque, por ejemplo: todos los pagos por encima de $ 2.000 se pagan con cheque.

Para iniciar el sistema a partir del sistema de fondos se debe implementar de la siguiente manera:

1)      Depositar el saldo total de caja en la cuenta corriente bancaria

2)      Emitir el Cheque para iniciar el Fondo Fijo

LIBRO BANCO INGRESOS

Adoptando este sistema se registra un débito a la cuenta Cobranzas a Depositar por los ingresos de fondos de la empresa y un crédito al rubro Ventas, Deudores por Ventas, Conformes a Cobrar, etc, según corresponda.

Cuando se realiza un depósito en el banco, se acredita la cuenta Cobranzas a Depositar y se debita Banco Cuenta Corriente por el depósito realizado.

LIBRO BANCO EGRESOS

En este libro se registran las operaciones que representan egresos de la cuenta corriente bancaria, tales como pagos con cheque y otros débitos efectuados por el banco.

FONDO FIJO

Se utiliza para realizar pagos de importe menor. La empresa establece un importe limite máximo para realizar los pagos. Los egresos de mayor valor al límite se pagan con cheque.

Para la creación del Fonfo Fijo se emite un cheque el cuen es cobrado por el administrador del fondo fijo; generalmente un cajero; y dispone de él para los gastos menores.

Para registra la creación del Fondo Fijo se registra en el Debe Fondo Fijo y en el Haber Banco cuenta corriente.

Este asiento se realiza en el Libro Banco Egresos.

Los gastos pagados con el Fondo Fijo se registran en la planilla de Fondo Fijo:

OPERACIONES DE CRÉDITO

LIBRO DE VENTAS:    En este libro se registran todas las operaciones a crédito que tienen origen en la empresa; el emisor del comprobante.

¿Qué comprobantes se registraran?

Siempre emitidos por la empresa:

·         Facturas

·         Notas de debito

·         Notas de crédito (se restan)

LIBRO DE COMPRAS:

En este libro se registran todas las operaciones a crédito que se originan fuera de la empresa; el comprobante lo emite un tercero.

¿Qué comprobantes se incluyen?

Siempre se registran comprobantes originales (porque son emitidos por un tercero).

·         Facturas

·         Notas de debito

·         Notas de crédito (se restan)

LIBRO DE DOCUMENTOS A COBRAR:

En este libro se registran las operaciones relativas a la recepción de conformes y cheques diferidos firmados por sus clientes por parte de la empresa.

Comprobantes a registrar:

·         Recibos emitidos por la empresa por conformes recibidos de terceros

·         Recibos emitidos por la empresa por cheques diferidos recibidos.

LIBRO DE DOCUMENTOS A PAGAR:

En este libro se registran las operaciones relativas a conformes y cheques diferidos emitidos por la empresa.

Comprobantes que se registran:

·         Recibos emitidos por terceros por conformes firmados por la empresa

·         Recibos emitidos por terceros por cheques diferidos firmados por la empresa.

·         Documentos Endosados, siempre van en este libro.

COSTO DE VENTAS:

Registrando por diarios múltiples es asiento del costo de ventas también debe registrarse en libro auxiliar.

Dicho importe o valor del costo de ventas surge de las fichas de existencias de cada artículo.

Con esa información se elabora un comprobante interno que respalda las anotaciones en la Planilla de Costo de Ventas.

Cuando la cantidad de operaciones de ventas es muy grande se utiliza una planilla o libro de costo de ventas en el que se anotan los importes de los costos de ventas y las devoluciones de ventas.

Asientos de Resumen de libros auxiliares:

Para realizar el Asiento de resumen de cada libro se realiza una suma de todas las columnas de cada libro auxiliar.

El asiento incluirá en el Debe todos los rubros que corresponden a los débitos de cada libro y en el Haber se registran todos los rubros correspondientes a los créditos del libro correspondiente.