FINES
BÁSICOS
La contabilidad tiene tres fines básicos
que son:
I. REGISTRACIÓN
II. INFORMACIÓN
III.
CONTROL
I- REGISTRACIÓN:
¿Qué se registra?
Se registran todas las operaciones que
de alguna forma tienen incidencia de carácter patrimonial.
El conjunto más importante de las transacciones
que se registran es el de aquellas operaciones
de naturaleza comercial, industrial o de servicios
que constituyen la actividad normal y específica de la mayoría
de las empresas (comprar, vender, pagar y cobrar).
Estas operaciones se llaman Hechos Económicos.
¿Cómo se captan
los datos para su registración?
Mediante los comprobantes o documentación
respaldatoria. Ej.: facturas, boletas de contado, recibos de sueldo, etc.
¿Cómo se ejecuta
la registración?
Siguiendo determinados criterios y principios
técnicos que han sido establecidos para realizar la registración contable de las
operaciones empresariales. A través de la aplicación de dichas normas se pretende
facilitar la interpretación contable y la evaluación de la situación patrimonial
económica y financiera de las empresas.
Formalidades de la registración contable:
·
que
esté de acuerdo con las técnicas contables.
·
que
no existan alteraciones en su contenido
·
que
no existan atrasos considerables en la registración
·
que
exista concordancia entre las registraciones contables y los documentos de respaldo
·
que
se mantengan archivos ordenados y de fácil acceso
·
que
exista periodicidad y constancia en la información contable que se elabora.
II- INFORMACIÓN:
Una vez registrados y procesados los
datos sobre la base de los comprobantes correspondientes, se dispone de información
útil para tomar diversas decisiones relacionadas con la organización y funcionamiento
de la empresa. Lo importante es pues comunicar dicha información a quienes periódicamente
la utilizan, para lo que se deben preparar informes contables que tomen en cuenta
lo que se debe comunicar formalmente y lo que puede omitirse de acuerdo a las necesidades
de cada uno.
TIPOS DE INFORMACIÓN CONTABLE.
La información contable puede ser Interna
o Externa
Interna:
se prepara para los
que toman decisiones desde dentro de la empresa, la frecuencia va a depender de
la necesidad.
Cada
empresa tiene información diferente y diferentes maneras de presentarla.
Externa:
son los llamados Estados Contables, los cuales
se preparan una vez
al
año y se presentan a terceros, usuarios que toman decisiones
desde fuera de la empresa como los proveedores.
USUARIOS DE LA INFORMACION CONTABLE
Los usuarios de la información contable
de un ente dependen de las circunstancias, pero pueden ser:
|
El uso de la información contable que le darán los usuarios variará de
acuerdo a quien sea y al momento:
Por ejemplo:
• Los sindicatos podrán ver si lo que le están
diciendo en la reuniones es lo real, por ejemplo si el sindicato pide un aumento
y la empresa le dice que no porque las ventas bajaron.
• Los Banco podrán ver la viabilidad de concederles
un préstamo
• Los inversores podrán estudiar si les sirve
o no invertir
• Los organismos de fiscalización se apoyarán
en la información contable a la cual se le harán ajuste fiscales para ver si se
está o no pagando correctamente
• Proveedores: analizará la información
para conceder crédito
Esta información debe cumplir los siguientes
requisitos:
Utilidad:
la información contable
de representar un valor para quien la recibe
o la utiliza, le debe proporcionar conocimientos que le resulten beneficiosos para
una oportuna toma de
decisiones.
Confiabilidad:
la información debe
tener un alto grado de confiabilidad y reflejar con exactitud los aspectos o las
operaciones que se quiere hacer saber, de lo contrario puede conducir a tomar decisiones
desacertadas.
Claridad:
la información contable debe elaborarse
y presentarse de manera
tal que su contenido
pueda ser fácilmente interpretado por parte de quienes la reciben.
Objetividad:
las normas y los principios
para registrar y preparar información contable deben ser aplicados en forma imparcial
por quienes los utilizan evitando cualquier tipo de adulteraciones o deformaciones.
Legalidad:
la preparación y presentación
de estados contables básicos deben realizarse
teniendo siempre en cuenta las normas nacionales e internacionales vigentes.
Oportunidad:
es importantísimo
que la información contable elaborada, sea
suministrada a los usuarios en el momento oportuno.
Periodicidad:
los estados contables
básicos además de elaborarse de acuerdo a normas establecidas, deben presentarse
a los usuarios en forma periódica observando el cumplimiento de determinados períodos
de tiempo fijados de acuerdo a las necesidades establecidas para cada caso en particular.
III- CONTROL:
El control constituye el tercer aspecto
de la función contable y puede usarse para el control de gestión o para el control interno.
Tiene dos propósitos básicos:
a)
permite evaluar el cumplimiento de los objetivos
y metas de la empresa.
b)
facilita la supervisión de la forma en que se utilizan los recursos y obligaciones de la empresa, sea que estos generen o no hechos
que produzcan resultados financieros.
UTILIDAD
Los informes contables constituyen el
medio por el cual la información salida del sistema contable es comunicada a los
usuarios, quienes pueden emplearlo como uno
de los elementos para la toma de decisiones económicas.
Dichos
informes incluyen también
datos
no contables,
entendiendo por tales a los que por no corresponder a variaciones patrimoniales
ya ocurridas no han sido registrados por la contabilidad. (En los Estados contables suelen aparecer notas
con información sobre compromisos futuros del ente, por ejemplo).
La información contable debe servir
para satisfacer razonablemente las necesidades
de los usuarios de los estados contables, para lo
cual debe cumplir con determinados requisitos relacionados a la Utilidad:
1.
Pertenencia: debe ser acorde al cumplimiento de
los objetivos
2.
Confiabilidad: debe reunir los requisitos para ser “creíble” para los
usuarios, y que éstos puedan tomar decisiones en base a esa información. Las cualidades
son la de:
i.
Verificabilidad: debe ser pasible de comprobación por terceros ajenos a
quien los emitió
ii.
Aproximación a la realidad: debe tener los aspectos apropiados para reflejar
la realidad.
3.
Claridad: la información debe
ser accesible, fácil de comprender, no estar en lenguaje técnico. Es importante
ya que no siempre los usuarios de los estados contables son expertos en materia
contable.
4.
Comparabilidad: la información
debe tener la posibilidad de confrontarla y relacionarla con:
• Información de otros entes
• Información del mismo ente a otras fechas
5.
Oportunidad: debe suministrarse la información en tiempo y forma,
así como en el lugar conveniente para los
usuarios.
6.
Sistematicidad: debe
ser preparada la información conforme a las normas de valuación y exposición elegidas y definidas para los usuarios.
ESENCIALIDAD
Este concepto implica la idea de que
cuando se define el tratamiento contable de un hecho se debe dar prioridad a su esencia económica y no a su forma jurídica, que podría
ni reflejarla adecuadamente debemos
atender a la SUSTANCIA ANTES QUE LA FORMA.
Por
ejemplo, si una empresa vende un producto a $ 550 con un plazo de pago de 30 días
y si paga al contado se le descuenta $ 50 la realidad
económica indica que el verdadero precio es de $ 500 y los restantes $ 50 son un
costo de la financiación en caso de optarse por el pago a 30 días.
OBJETIVIDAD
Podemos decir que la información contable
es objetiva cuando:
1.
se prepara sin prejuicios
2.
informa los acontecimientos lo más
fielmente posible, según un sistema de medición definido.
3.
no se “colorea”, no se deforma la
imagen comunicada para favorecer al emisor o influir a usuarios a una dirección
en particular.
PRUDENCIA
En la preparación de la información contable
se debe tratar con incertidumbre acontecimientos tales como la cobrabilidad de cuentas
dudosas, la vida útil probable de los bienes de uso, etc.
La prudencia consiste
en ejercer un grado de cautela al emitir juicios necesarios para realizar estimaciones
cuando hay condiciones de incertidumbre, de manera que los activos o ingresos no
hayan sido sobrevaluados y los pasivos o egresos subvaluados.
El actuar con prudencia NO es subvaluar deliberadamente
activos o ingresos ni sobrevaluar deliberadamente pasivos o egresos, puesto que
en esos casos la información contable perdería el requisito de objetividad.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLES
El sistema de información contable representa
el instrumento clave para los procesos de administración de cualquier
tipo
de organización.
Un buen
sistema de información
contable, además de cumplir con las normas
legales, tiene como finalidad producir información necesaria que satisfaga los requerimientos
del mayor número de usuarios posibles internos: propietarios, accionistas, socios,
administradores, etc. y externos: acreedores, fisco, inversores, etc.-
Independiente de las características
del sistema de información contable que instale la entidad, los informes resultantes
pueden responder, en cuanto a sus formas
de emisión y exposición a dos tipos de categorías:
a)
Informes que deben cumplir las regulaciones legales y profesionales; y
b) otros
informes, que la entidad no tiene obligación de producir
En el primer
grupo
se encuentran los estados
contables básicos y en el segundo
informes gerenciales.
