El Comerciante, Libros Obligatorios y Libros Principales de la Contabilidad

EL COMERCIANTE. OBLIGACIONES LEGALES

De acuerdo con el artículo 1 del Código de Comercio,

"la ley reputa comerciantes a todos los individuos que, teniendo capacidad legal para, contratar, se han inscripto en la matrícula de comerciantes y ejercen de cuenta propia actos de comercio, haciendo de ello su profesión habitual".

Resumiendo:

·         Debe tener capacidad legal para contratar, o sea ser mayor de edad.

·         Estar inscripto en la matrícula de comerciante.

·         Ejercer por cuenta propia los actos de comercio (básicamente comprar y vender)

·         Hacerlo habitualmente (El hacerlo esporádicamente no implica ser comerciante)

El Código Civil, a su vez, en los artículos 32, 33 y 34, señala que, para obtener esta matrícula, se debe iniciar un trámite en el Juzgado Letrado de Primera Instancia que esté de turno.

El Código de Comercio, en el artículo 7, aclara el concepto de acto de comercio: "la ley reputa acto de comercio en general:

1)       toda compra de una cosa para revenderla o alquilar el uso de ella, bien
sea en el mismo estado en que se compró o después de darle otra
forma de mayor o menor valor;

2)       toda operación de cambio, banco, corretaje o remate;

3)       toda negociación sobre letras de cambio o de plaza o cualquier otro
género de papel endosable...".

Obligaciones legales del comerciante:

Con respecto a las obligaciones legales propiamente dichas, comenzamos por el artículo 44 del Código de Comercio:

"Los que profesan el comercio contraen, por el misino hecho, la obliga­ción de someterse a todos los actos y formas establecidas en la ley mercantil. Entre estos actos se cuentan:

1)       la inscripción en un registro público de los documentos que según la
ley exigen este requisito;

2)       la obligación de seguir un orden uniforme de contabilidad en idioma
español y de tener los libros necesarios a tal fin;

3)       la conservación de la correspondencia que tenga relación con el giro
del comerciante, así como la de todos los libros de contabilidad;

4)       la obligación de rendir cuentas en los términos de la ley".

Las cuatro obligaciones legales enunciadas en este artículo son ampliadas y detalladas en otras partes del Código:

•     Inscripción en el Registro Público de Comercio, reglamentada por el
Código en sus artículos 45 a 53.

•     Obligación de mantener un orden uniforme de contabilidad en los
libros, reglamentada en el Capítulo III, artículos 54 en adelante.

•     Conservación de la correspondencia y de los libros, reglamentada por
el artículo 80.

•     Rendir cuentas, reglamentada en el Capítulo IV.

Hay otras obligaciones para el comerciante, además de las precedentes:

•     debe inscribirse, como ya señalamos, en la Matrícula de Comerciante;

•     está sujeto a ciertas obligaciones reglamentadas, tales como las
fiscales, el pago de impuesto, y los compromisos laborales con sus empleados;          

• También está sujeto a las obligaciones derivadas lógicamente de su actividad: con acreedores, proveedores, bancos, etc.

LIBROS DE COMERCIO. DISPOSICIONES LEGALES

De acuerdo con lo que dispone el artículo 55 del Código de Comercio, los comerciantes deben tener indispensablemente tres libros:

·         Libro Diario;

·         Libro de Inventarios

·         Libro Copiador de Cartas.

Se trata de una exigencia mínima aplicable a todos los comerciantes, cualquiera sea la importancia de su empresa.

No se toma en consideración que la exigencia de tres libros puede ser excesiva para pequeños comerciantes e insuficiente para grandes empresas.

Tampoco se prevé la posibilidad de utilizar simultáneamente varios juegos de libros en el caso de empresas que poseen varios locales situados en distintos lugares.

El Libro Diario

El uso del Libro Diario está reglamentado en el artículo 56:

"En el Libro Diario se asentará, día por día y según el orden en que se vayan efectuando, todas las operaciones que haga el comerciante; letras y otros cualesquiera papeles de crédito que diere, recibiere, afianzare o endosare, y, en general, todo cuanto recibiere o entregare, de su cuenta o de la ajena, por cualquier título que fuera, de modo que cada partida manifieste quién sea el acreedor y quién el deudor en la negociación a que se refiere".

Como vemos, se trata de un libro en que las operaciones son anotadas una a una, en forma separada y en orden cronológico. No se puede realizar asientos globales, o sea, abarcar en un solo asiento las operaciones de un día o de un mes. Sobre este punto están admitidas tres excepciones:

a)        Las partidas de gastos domésticos pueden ser asentadas en forma global en
la fecha en que salieron de caja (artículo 56).

b)       "Si el comerciante lleva Libro de Caja, no es necesario que asiente en el Diario
los pagos verificados. En tal caso, el Libro de Caja se considera parte
integrante del Diario" (artículo 57).

c)        "Los comerciantes por menor deberán asentar día a día, en el Libro Diario,
la suma total de las ventas al contado y, por separado, la suma total de las
ventas al fiado" (artículo 58).

En síntesis: el comerciante puede realizar una registración global de los gastos menores, sin necesidad de discriminarlos y, si lleva Libro de Caja, puede hacer registraciones globales de ingresos y gastos.

Libro de Inventarios

Los artículos 59, 60 y 61 se refieren al Libro de Inventarios.

"El Libro de Inventarios se abrirá con la descripción exacta del dinero, bienes muebles y raíces, créditos y otras cualesquiera especies de valores que formen el capital del comerciante al tiempo de empezar su giro" (artículo 59).

Este artículo menciona el inventario inicial del comercio -que se realiza al
comienzo del giro-, con la descripción exacta de los bienes, derechos y obligaciones, sus características y sus valores.

En el Libro de Inventarios debe figurar también el balance de cada ejercicio. Así lo establece el inciso 2 del mencionado artículo 59:

"Después formará todo comerciante, en los tres primeros meses de cada año, y extenderá en el mismo libro, el balance general de su giro, comprendiendo en él todos sus bienes, créditos y acciones, así como todas sus deudas y obligaciones pendientes en la fecha del balance, sin reserva ni omisión alguna".

Es importante notar que, mientras el inventario propiamente dicho consiste en una descripción valorada, el balance configura una comparación entre el activo y el pasivo que permite conocer los resultados de la empresa. Al final del artículo se indica que tanto los inventarios como los balancees han de ser firmados en el mismo libro.

El artículo 62 del Código de comercio permitía a los comerciantes por menor efectuar un balance cada tres años pero la Ley 5.548 del 29 de diciembre de 1916, en su artículo 6, deroga esa disposición e impone la obligación del balance anual para todo comercian­te, sin ninguna distinción.

El Libro Copiador de Cartas

Las normas que rigen su uso están en los artículos 63 y 64 del Código de Comercio. No es un libro de contabilidad, en sentido estricto, sino un registro de la correspondencia que el comerciante remite a las personas con quienes mantiene relaciones comerciales.

El artículo 63 señala que

"En el Libro Copiador se trasladarán íntegramente y a la letra todas las cartas que escribieren relativas a su comercio".

El artículo 64 aclara que las cartas deben ser copiadas por el orden de sus fechas y en el idioma en que hayan sido escritos los originales.

Las cartas que el comerciante recibe deben ser conservadas en legajos y en buen orden. En el dorso de cada carta debe figurar la fecha en que fue contestada o la constancia de que no se le dio contestación (artículo 63).

Libros Auxiliares

El Código de Comercio, en su artículo 57, sólo se refiere a uno de estos libros: el de Caja.

Sin embargo, la práctica contable impone la tenencia de otros libros necesarios para una contabilidad correcta.

La cantidad de libros auxiliares se determina de acuerdo con el volumen y necesidades de cada empresa.

Merece particular mención un libro muy usado y no señalado en el Código: el Libro Mayor.

Hemos visto que, en el Libro Diario, las anotaciones son sucesivas y cronológicas.

En el Libro Mayor, en cambio, las anotaciones se agrupan sistemáticamente en cuentas separadas, individualizadas por el nombre del titular o por el objeto o materia a que se refieren.

Esta práctica permite conocer, en cualquier momento, el estado de muchos de los elementos que componen el patrimonio de la empresa.

Los Libros Auxiliares deben ser llevados con las mismas formalidades que los libros obligatorios para que tengan el mismo valor probatorio que ellos.

Una acotación final. Para el buen manejo contable de una empresa, el Libro Mayor es mucho más importante que el Libro Copiador.

¿Por qué, entonces, el legislador no menciona al Mayor y exige explícitamente el Copiador?

Se da esta explicación: el legislador no impuso la obligación del Libro Mayor porque las cuentas que lo componen se pueden reconstruir a partir del Libro Diario.

Sin embargo, en la práctica, el Copiador de Cartas -legalmente obligatorio- es considerado como un mero auxiliar, mientras que el Libro Mayor -omitido en la ley- constituye, con el Diario y el de Inventarios, el grupo de los llamados libros principales.

Así que el libro Diario y el Mayor son los libros principales utilizados en la contabilidad

Formalidades de los libros

La primera exigencia se encuentra en el artículo 65 del Código de Comercio: los tres libros obligatorios deben estar encuadernados, forrados y foliados.

Con esta exigencia se pretende lograr que los libros mantengan siempre su misma estructura material, para defender y conservar la fidelidad de las anotaciones.

El mismo artículo establece que estos libros deben ser presentados ante el Juzgado Letrado de Comercio.

La Ley 11.462, del 8 de julio de 1950, deroga esa disposición y ordena que los libros deben ser presentados ante el Registro Público de Comercio, el cual anota el número de fojas, el nombre del comerciante y la fecha en que hace su intervención.

Los libros no pueden ser utilizados sin esta certificación inicial, pero no hay obligación de efectuar certificaciones cuando se clausura la contabilidad de un comercio. Esta disposición fue luego modificada por el Decreto 504/991.

El artículo 44 establece que los libros deben ser llevados en idioma español.

Prohibiciones

El artículo 66 señala expresamente algunas prohibiciones relacionadas con el manejo de los libros:

1)   " Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones con que deben hacerse, según lo prescripto en el artículo 56;

2)   Dejar blancos ni huecos, pues todas sus partidas se han de suceder
unas a otras, sin que entre ellas quede lugar para intercalaciones ni
adiciones;

3)   Hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, sino que todas las
equivocaciones y omisiones que se cometan, se han de salvar por
medio de un nuevo asiento, hecho en la fecha en que se advierta la
omisión o error;

4)   Tachar asiento alguno;

5)   Mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la
encuadernación y foliación".

Con ello se pretende evitar que los asientos de los libros sean modificados en fecha posterior a la de su escrituración obedeciendo las conveniencias del comerciante.

De acuerdo con el artículo 67, los libros (principales y auxiliares) que carezcan de alguna de las formalidades previstas en el artículo 65, carecen de valor probatorio en juicio.

El artículo 68 establece que el comerciante que omita en su contabilidad alguno de los libros declarados indispensables por el artículo 55, o que los oculte en caso de decretarse exhibición, será juzgado, en la controversia que diere lugar a la providencia de exhibición, por los asientos de los libros de su adversario.

Conservación de los libros

Terminado el giro comercial, los comerciantes están obligados a conservar sus libros por un lapso de veinte años, contados desde el cese de su giro (artículo 80).

El artículo 44, en el inciso 3, complementa esta disposición ya que de él se deduce la obligación de conservar también la correspondencia que tenga relación con el giro del comerciante.

Los recibos y demás documentos que justifican el pago de deudas, o el cumplimiento de obligaciones que puedan ser exigidas mediante acción personal, deben conservarse durante 20 años, ya que en ese plazo prescriben.

En la siguiente tabla se resumen los años que debe conservarse la diferente documentación:

Tipo de documentación	Años
Tributaria (Según sean las circunstancias)	10
Comercial (Libros de Comercio)	20
Comercia! (Obligaciones Comerciales}	20
Comercial (Vales, pagarés y conformes)	4
Laboral (finalizada relación laboral)	1
Laboral (durante relación laboral)	2
Laboral (Libros M.T.S.S.)	10
Comprobantes de honorarios por servicios personales	2
Impuestos y adicionales que graven propiedad inmueble	10

Adecuación de las normas legales a la realidad

Dado que cada vez es mayor el número de empresas que utilizan medios informáticos para llevar sus registros contables, fue necesario adecuar a la actual situación lo establecido en el artículo 55 del Código de Comercio con referencia a los Libros Obligatorios, lo cual fue recogido en e! Decreto 540/91 que se transcribe a continuación

Decreto 540/91

Según lo dispuesto por el artículo 91 de la Ley 16.060 del 4 de setiembre de 1989.

Resulta imprescindible adecuar las normas legales a la realidad en ma­teria de registros contables y libros de comercio, asegurando al mismo tiempo la eficacia probato­ria y demás efectos legales de la teneduría regu­lar de libros, de conformidad con la ley comercial.

Articulo 1^º) Las Sociedades Comerciales po­drán reemplazar los libros Diario e Inventario pre­vistos por el artículo 55 del Código de Comercio, por hojas móviles pre o post numeradas correlati­vamente.

Autorizase el empleo de fichas microfilmadas que contendrán las hojas móviles referidas en el inciso anterior.

Artículo 2^º) En los casos previstos en el inci­so 1^a del artículo anterior, una vez realizadas las registraciones,  las Sociedades Comerciales pre­sentarán ante e! Registro Público de Comercio, a efectos de su intervención, las hojas móviles re­feridas, encuadernadas en piezas que contendrán mil folios como máximo.

Artículo 3º) La intervención del Registro Pú­blico de Comercio quedará formalizada en el último folio encuadernado, el cual deberá con­tener los siguientes datos: denominación de la sociedad, nombre del libro, cantidad de folios y numeración de los mismos, lugar y fecha de presentación ante el Registro Público de Comercio.

Si se utilizaren las fichas microfilmadas referi­das en el artículo 1^º, la intervención del Registro Público de Comercio será por sistema de perfo­ración en cada una de ellas, indicando la fecha de la misma.

Articulo 4^º) La presentación de los documen­tos ante el Registro Público de Comercio para su intervención, deberá realizarse por lo menos una vez al año, en el menor de los plazos siguientes: dentro de los treinta días siguientes a la aproba­ción de los estados contables por parte de los socios o accionistas de conformidad con lo dis­puesto por el artículo 97 de la ley 16.060 de 4 de setiembre de 1989, o dentro de los doscien­tos diez días siguientes al cierre del ejercicio social.

Si la presentación se realizara vencido el pla­zo que corresponda, se presumirá que se termi­naron de elaborar los registros contables del período que se presenta, en la fecha estableci­da por la intervención del Registro Público de Comercio.

Artículo 5^º) Las Sociedades Comerciales po­drán igualmente sustituir el libro Copiador de Cartas por la conservación y archivo de la co­rrespondencia enviada, en orden progresivo de fecha, con ¡guales requisitos de intervención que los previstos en los artículos anteriores para las hojas móviles pre o post numeradas correlativa­mente.

Artículo 6^º) Los asientos contenidos en las hojas móviles numeradas correlativamente, así como la conservación y archivo de la correspon­dencia enviada en orden progresivo de fechas, en la medida que hayan sido intervenidos por el Re­gistro Público de Comercio, de conformidad con lo dispuesto por los artículos que anteceden, tendrán la misma eficacia probatoria que los libros de co­mercio y los demás efectos de la teneduría regular de libros, de conformidad con las disposiciones del Código de Comercio.